Spotkanie wstępne z Inicjatorem zawodów i ustalenie miejsca i terminu przeprowadzenia zawodów oraz ogólnych zasad uczestnictwa (np. czy zawody są odpłatne, ile osób ma liczyć zespół).

Ocena miejsca zawodów ze szczególnym uwzględnieniem dostosowania podłoża i infrastruktury boiska do zawodów. Zazwyczaj oceniane podłoża to:

- parkiet lub wykładzina w hali sportowej;

- trawa lub piasek (jeśli w wybranym miejscu nie ma boiska to Fundacja dysponuje dwoma boiskami do piłki siatkowej rostawianymi na podłożach miękkich: np. piasek, trawa).

Działania informacyjne (PR):

- zaproszenia zespołów (baza mailowa/telefoniczna Inicjatora oraz baza własna zespołów);

- opracowanie graficzne materiałów poligraficznych z logotypami organizatorów (np. plakat, kwestionariusz zgłoszeniowy);

- umieszczenie informacji o zawodach na dostępnych nośnikach elektronicznych (dostępne social media) oraz nośnikach wydrukowanych (plakat/ulotka);

- poinformowanie pozostałe media, szczególnie lokalne (np.; „Express Gminy Długołęka, Gazeta Wrocławska, Olesnica.naszemiasto.pl.)

Przygotowanie do zawodów:

- zabezpieczenie kompetentnej obsługi sędziowskiej;

- przygotowanie (lub sprawdzenie działania) infrastruktury pola gry;

- przygotowanie dodatkowego niezbędnego osprzętu np.: przygotowanie profesjonalnych piłek do piłki siatkowej, tablica wyników, stoiska sędziowskiego, nagłośnienia (jeśli jest taka potrzeba), tablic informacyjnych, na której będzie notowany bieżący przebieg zawodów; obrandowanie organizatorów (lub sponsorów);

- ewentualny zakup i przygotowanie nagród;

- opracowanie regulaminu zawodów, ze szczególnym uwzględnieniem systemu gier, który zazwyczaj jest uzależniony od liczby zgłoszonych drużyny i czasu na przeprowadzenie zawodów.

- wysłanie regulaminu zawodów do zainteresowanych stron.

Przeprowadzenie zawodów

- sędziowanie zawodów, notowanie na bieżąco wyników gier (np. na tablicy korkowej);

- wykonanie materiału zdjęciowego z przeprowadzonych zawodów (w razie potrzeb wykonanie transmisji internetowej z zawodów poprzez FB Fundacji);

- podsumowanie wyników (raport końcowy zawodów);

- ewentualne przeprowadzenie rozmowy podsumowującej z Inicjatorem/uczestnikiem zawodów w celu wykorzystania w ramach działań PR;

- ewentualne oficjalne ogłoszenie wyników i rozdanie nagród (lub uczestniczenie w oficjalnym zakończeniu zawodów – w zależności od potrzeb Inicjatora)

Podsumowanie zawodów

- Zamieszczenie informacji końcowych z przeprowadzonych zawodów np.:  wyniki zawodów, uczestnicy, krótka rozmowa z Inicjatorem/ Uczestnikiem zawodów.

Informacje mogą być dostępne na profilach social mediach np.: FB Fundacji Wybieram Sport, Sport w Gminie Długołęka itd. Przesłanie informacji o zawodach do lokalnych mediów np.: „Express Gminy Długołęka, Gazeta Wrocławska – dodatek Oleśnicki itd.

- Na życzenie Inicjatora wysłanie skrótu materiałów zdjęciowych z podsumowaniem turnieju do zainteresowanych zespołów.